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Introduction

La norme suisse en matière de salaire (ELM) décrit le décompte IS en Suisse. Les 26 cantons soutiennent cette norme et peuvent recevoir les données par voie électronique.

La norme décrit les décomptes harmonisés de l'impôt à la source (décompte IS) ainsi que les données à transmettre dans le décompte IS et appartenant aux employés, conseils d’administration et destinataires de prestations appréciables en argent provenant des participations de collaborateur.

Ne fait pas partie de cette norme le décompte IS pour les personnes ayant leur domicile à l’étranger et qui sont soumises à l’impôt à la source en Suisse en raison d’une intervention publique en tant qu’artiste, sportif ou conférencier (ASC). Les ASC ne peuvent être enregistrés dans le système ERP comme salariés et transmis à un barème IS ordinaire, car pour eux, s’appliquent des barèmes IS particuliers qui ne sont pas prévus dans la norme.

Le nouveau processus prévoit que le débiteur de la prestation imposable (DPI) transmet simultanément le décompte IS réel ainsi que les entrées/mutations/départs (EMD) à l’ACI en une seule opération. Le DPI peut ensuite se procurer le résultat du décompte IS auprès de l’ACI. Celui-ci contiendra la confirmation des décomptes corrects d’une part, et les corrections de l’ACI d’autre part.

Les prescriptions pour le volet Impôt à la source se basent sur la loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (LIFD) ainsi que sur la loi fédérale sur l’harmonisation des impôts directs des cantons et des communes (LHID). Les règles pour le calcul des impôts à la source sont décrites dans la circulaire n° 45 de l’Administration fédérale des contributions (AFC) sur l’imposition à la source du revenu de l’activité lucrative des travailleurs. Si le décompte de l’impôt à la source est effectué via ELM-IS, c’est-à-dire à travers une comptabilité salariale certifiée Swissdec, les présentes directives sont déterminantes pour le calcul de l’impôt à la source. Cela étant, dans des situations spécifiques de données et/ou de cas, le calcul de l’impôt à la source peut s’écarter de façon insignifiante de la circulaire n° 45 de l’AFC. Ces écarts ont été expressément approuvés par les autorités fiscales cantonales et l’AFC.

Données supplémentaires de l’entreprise

Numéro DPI

Pour l’identification d’un DPI, on utilise l’IDE-OFS ainsi que l’identifiant déterminant pour les cantons (numéro DPI). En cas de nouvelle déclaration, il faut demander le numéro DPI à l’ACI avant toute transmission.

Si l’entreprise souhaite établir plusieurs décomptes IS séparés (par ex. pour différentes filiales), il existe les possibilités suivantes :

• l’ACI donne pour chaque décompte IS un numéro DPI séparé, ou...
• il existe un numéro DPI global et l’ACI définit avec l’entreprise des numéros de société séparés pour les différents décomptes.

Si l’entreprise emploie des personnes imposées à la source (PIS) qui perçoivent d’une part un salaire normal et d’autre part des honoraires de membre de CA ou des prestations appréciables en argent, ces prestations sont transmises à travers des sociétés différentes.

Dans ces cas, la PIS est saisie plusieurs fois dans le système et attribuée par catégorie («TaxAtSource-Category») à la société correspondante.

Code Barème IS (1er caractère du barème IS)

Le code barème se définit par un caractère. Le chiffre 4 de la circulaire IS définit quel code barème s’applique, et à quelles conditions.

Les codes barème IS A, B, C et H s’appliquent dans les situations suivantes:

• PIS domiciliées en CH;
• PIS domiciliées à l’étranger ne revêtant pas la qualité de travailleurs frontaliers;
• PIS domiciliées en FR qui, si elles revêtent la qualité de frontalier, n’ont en revanche pas BL, BS, SO, VD, VS, NE, JU ou BE comme canton IS (accord spécial);
• PIS domiciliées en AT et ce, qu’elles revêtent la qualité de travailleur frontalier ou non.

Dès l'entrée en vigueur de la nouvelle CDI avec l'Italie, le code F ne sera plus valable et ne pourra plus être utilisé à partir du 1er janvier 2024.

Les codes barème IS L, M, N et P s’appliquent aux PIS domiciliées en DE et remplissant les critères de la qualité de travailleur frontalier.

Les codes barème IS R, S, T et U s’appliquent à partir du 1. Janvier 2024 aux PIS domiciliées en Italie et remplissant les critères de la qualité de travailleur frontalier.

Déduction pour enfant (2e caractère du code barème IS)

La déduction pour enfant est décrite au moyen d’un caractère (valeurs possibles [0 à 9]). Celui-ci décrit le nombre de déductions pour enfants incluses dans le code barème IS correspondant. Le chiffre 4.7 de la circulaire IS stipule les conditions auxquelles des déductions pour enfants sont accordées.

Impôt ecclésiastique (3e caractère du code barème IS)

L’impôt ecclésiastique est indiqué avec un caractère qui peut être «Y» (yes) ou «N» (no). Le droit cantonal indique si la PIS est assujettie ou non à l’impôt ecclésiastique. Si dans un canton l’impôt ecclésiastique est sans importance, le caractère est toujours «N».

Catégories prédéfinies

Pour les personnes auxquelles aucun code barème IS n’est attribué du fait de leur qualité de PIS, il est possible de sélectionner l’une des catégories ci-dessous:

• Pour les PIS domiciliées à l’étranger percevant des honoraires de membre du conseil d'administration d’une personne morale ayant son siège en CH, en lieu et place du barème IS la catégorie prédéfinie HEN ou HEY (avec ou sans impôt ecclésiastique) est attribuée. Les prestations sont imposées à un taux linéaire conformément au barème IS.
• Pour les PIS domiciliées à l’étranger qui après la fin du rapport de travail en Suisse et après le déménagement à l’étranger réalisent un avantage appréciable en argent issu de participations de collaborateur, en lieu et place du code barème IS la catégorie prédéfinie MEN ou MEY (avec ou sans impôt ecclésiastique) est attribuée. Les prestations sont imposées à un taux linéaire conformément au barème IS.
• Accord spécial avec la France : les cantons BL, BS, SO, VD, VS, NE, JU et BE ont conclu un accord spécial pour les PIS domiciliées en France. En lieu et place d’un code barème IS, la catégorie prédéfinie SFN est attribuée aux PIS tombant sous cet accord spécial. Pendant le traitement des salaires, il n’y aucune retenue IS. Lors du décompte IS mensuel au canton, seul le salaire IS est déclaré.
• Non soumis à l'impôt à la source : il peut arriver qu'une correction doive être transmise parce que dans des décomptes IS antérieurs, par erreur, des impôts à la source ont été déduits, ou aucun impôt à la source n’a été déduit. Pour la période («old» ou «new») durant laquelle la personne n’était pas assujettie à l’impôt à la source, en lieu et place du code barème IS la catégorie spéciale NON ou NOY (avec ou sans impôt ecclésiastique) peut être saisie.

Il est possible qu’un code barème IS (salaire normal) plus une catégorie prédéfinie (pour les honoraires de membre du CA) doivent être attribués. Dans ce cas, pour un traitement de salaire effectif ainsi que pour la transmission, il est nécessaire de procéder à une répartition. Le plus simple est d’enregistrer la personne deux fois avec des numéros personnels distincts et d’établir un décompte des prestations à travers des sociétés séparées.