Lieux de travail
Enregistrement des lieux de travail de l'entreprise. Il doit y avoir au moins un lieu de travail actuel. Surtout les grandes entreprises disposent de plusieurs lieux de travail (par ex. filiales, agences). Ceux-ci doivent être attribués par personne.
Entreprise
Nom de l'entreprise initialisé avec les données du dossier. Il arrive que des filiales utilisent un nom différent de celui de l'entreprise mère.
Adresse
Il y a les mêmes champs que pour l’adresse effective de l’entreprise. Ici, le code postal et le lieu doivent être enregistrés obligatoirement. Si l’entreprise emploie des personnes soumises à l’impôt à la source, il convient d’enregistrer en plus de manière plausible, et pour chaque lieu de travail, le code postal, le lieu et le numéro de la commune correspondante dans le système du DPI. Afin de garantir cela, les adresses sont recherchées dans les localités et le numéro de commune ainsi que le canton sont initialisés automatiquement.
Désignation
Désignation du lieu de travail qui sera affiché dans la liste utilisée dans la fiche des employés et dans les propriétés du bulletin de paie.
Numéro REE
Selon la structure de l’entreprise et le nombre de places de travail, il y a un ou plusieurs numéros REE.
En principe, chaque site (filiale, lieu de travail, …) dispose de son propre no REE. Deux sites différents ne peuvent pas avoir le même no REE. De nouveaux sites nécessitent un nouveau no REE (sauf en cas de déménagement). Il n’est pas autorisé de réutiliser d’anciens nos REE supprimés (sauf dans le cas d’une réactivation). Dans certains cas (p. ex. administrations publiques, grandes entreprises), plusieurs nos REE peuvent être attribués à une même adresse. Cela permet de différencier les départements, services, etc.
Chaque employé doit être affecté au no REE correspondant à son lieu de travail. Un no REE correspond à un site, et non à une personne. L’affectation au no REE doit être mise à jour à chaque mutation du personnel.
Le no REE est alphanumérique. Il est composé d’un préfixe suivi de 8 chiffres, dont le dernier est un chiffre de contrôle calculé à l’aide de l’algorithme Modulo 11, p. ex. A12345677. Ce calcul est uniquement utilisé pour générer le nombre à huit chiffres. Le préfixe, quant à lui, commence par la lettre A.
Le no REE est par conséquent composé d’un préfixe commençant par la lettre A et d’un nombre à 8 chiffres commençant par 10000000. Tant que la combinaison préfixe / nombre à 8 chiffres est unique, le préfixe reste inchangé. Une fois que toutes les combinaisons possibles ont été utilisées, un nouveau préfixe, par conséquent la lettre B, et un nombre à 8 chiffres commençant par 10000000 sont attribués, etc.
Le no REE doit obligatoirement figurer sur toutes les transmissions de données à l’OFS. Dans le cas contraire, la déclaration est rejetée par le ré-partiteur. Exception : entreprises utilisant un InHouseID.
Le numéro REE peut être obtenu auprès de l’OFS à l’adresse électronique suivante :
N° interne de l'entreprise (InHouseID)
Le InHouseID est un numéro interne pour les entreprises, ou une compilation d’informations définissant un lieu de travail.
L’utilisation de ce champ nécessite un accord préalable entre l’OFS et l’entreprise, et requiert une collaboration étroite et directe avec l’OFS dans le cadre du Profiling. L’OFS décide des entreprises entrant en ligne de compte. Si ces informations sont disponibles et de bonne qualité, on peut renoncer à l’utilisation du no REE.
Le champ InHouseID peut être configuré librement et de manière flexible et s’adapte aux particularités des entreprises. Ce champ peut contenir un numéro, plusieurs numéros ou lettres, ou encore une combinaison de différents caractères (p. ex. no de filiale, centre de coûts, secteur de personnel, nom de l’unité, entité comptable…). Le champ «InHouseID» n’est pas rempli manuellement, mais est dynamique et se compose d’un lien avec les informations de base. Si l’une de ces informations change, l’InHouseID est automatiquement adapté en conséquence. Ce champ est facultatif.
En cas de compilation de plusieurs informations (concaténation), celles-ci doivent être séparées par un tiret bas «_».
Nombre d'heures par semaine
Il s’agit ici de saisir la durée hebdomadaire normale de travail à plein temps, fixée contractuellement, dans l’entreprise en heures et en nombres décimaux (heures et centièmes). Celle-ci constitue la base du calcul du calcul du taux d’occupation fixé individuellement.
Cet élément peut apparaître plusieurs fois si différentes durées de travail s’appliquent pour un même lieu de travail.
Nombre de leçons par semaine
Leçons hebdomadaires applicables au lieu de travail concerné en cas de travail à plein temps (p. ex. 28 leçons/semaine). Ne pas convertir en heures et en minutes.
Remarque : Vous devez obligatoirement renseigner le nombre d'heures par semaine ou le nombre de leçons par semaine.